Eventy hybrydowe w regionie – czy to się opłaca lokalnym firmom?
Spotkania firmowe i konferencje mogą dziś wychodzić daleko poza granice regionu, docierając do znacznie szerszej grupy odbiorców niż tylko osoby zgromadzone na sali. Takie rozwiązanie nie musi być kosztownym luksusem. Wydarzenia hybrydowe, odbywające się jednocześnie stacjonarnie i w sieci, to realna szansa dla lokalnych firm na skuteczną promocję oraz budowanie rozpoznawalności marki na dużą skalę. Jednak w prowadzeniu biznesu najważniejszy jest konkret – nikt nie chce wydawać pieniędzy na nowinki technologiczne tylko dlatego, że są modne. Ile to kosztuje i czy to się po prostu opłaca? Czy wydanie pieniędzy na transmisję i profesjonalne kamery przełoży się na nowych klientów? W tym artykule przedstawimy, jak zorganizować nowoczesne wydarzenie bez stresu i przepłacania. Podpowiemy Ci, kiedy taka inwestycja ma sens i jak sprawić, by była opłacalnym ruchem dla Twojej firmy.
Spis treści:
- Wydarzenie hybrydowe a portfel firmy – jak mądrze ocenić koszty i zyski?
- Jak sprawić, by widzowie przed ekranami poczuli się tak, jakby siedzieli w pierwszym rzędzie?
- Samodzielna walka z techniką czy wsparcie profesjonalistów – co wybrać?
- Czy Twoja firma jest już gotowa, by wejść na wyższy poziom organizacji eventów?
Wydarzenie hybrydowe a portfel firmy – jak mądrze ocenić koszty i zyski?
Głównym powodem, dla którego warto pokazać wydarzenie w sieci, jest zasięg. Możesz zaprosić setki osób, nie martwiąc się o to, czy zmieszczą się w sali. Goście przed komputerami nie generują dodatkowych kosztów – nie musisz zamawiać dla nich jedzenia, drukować teczek ani wynajmować gigantycznej hali. Dzięki internetowi na Twoim spotkaniu mogą pojawić się też eksperci z drugiego końca Polski, którzy normalnie nie przyjechaliby ze względu na brak czasu na dojazd.
Kolejna sprawa to nagrania. To, co zarejestrują kamery podczas wykładów czy prezentacji, to gotowy materiał do reklamy. Możesz wycinać z nich krótkie filmiki i publikować w mediach społecznościowych przez kolejne tygodnie. W ten sposób jedno wydarzenie pracuje na Twoją markę jeszcze długo po zakończeniu, pomagając w zdobywaniu nowych klientów.
Kiedy taka inwestycja zaczyna się opłacać? Można przyjąć, że wydarzenie hybrydowe ma duży sens, jeśli liczba osób oglądających nas w internecie stanowi przynajmniej 40% wszystkich uczestników. Jeśli na sali masz 20 osób i drugie tyle przed ekranami, to sygnał, że warto było postawić na transmisję. Przy mniejszej grupie online warto zastanowić się, czy tradycyjne spotkanie nie wystarczy.
Jak sprawić, by widzowie przed ekranami poczuli się tak, jakby siedzieli w pierwszym rzędzie?
Największym błędem jest zapominanie o tych, którzy siedzą przed monitorami. Często zdarza się, że uwaga skupia się tylko na sali, a widzowie w domu czują się jak podglądacze. Warto zadbać o to, aby ktoś z zespołu pilnował tylko czatu – odpowiadał na pytania i sprawiał, by internauci czuli się częścią spotkania.
Ważne są też sprawy techniczne. Największym wrogiem jest brak internetu. Zawsze warto mieć „plan awaryjny”, na przykład router z szybkim internetem mobilnym pod ręką. Zanim wpuścisz gości, sprawdź wszystko przynajmniej godzinę wcześniej – przetestuj dźwięk i obraz, żeby uniknąć nerwów w ostatniej chwili.
Pamiętaj, że obraz może być nieco gorszy, ale dźwięk musi być idealny. Nikt nie będzie oglądał filmu, na którym nic nie słychać. Dobre mikrofony bezprzewodowe to podstawa! Jeśli goście przed ekranami będą dobrze słyszeć każde słowo, nie poczują się gorzej niż ci zgromadzeni na miejscu. Dobrym pomysłem na połączenie obu grup są wspólne ankiety na telefonach czy czytanie pytań z internetu na głos. To sprawia, że wszyscy czują, że biorą udział w tym samym, spójnym wydarzeniu.
Samodzielna walka z techniką czy wsparcie profesjonalistów – co wybrać?
Możesz spróbować zrobić wszystko własnymi siłami, używając darmowych programów, ale to rozwiązanie sprawdza się tylko przy bardzo małych i nieoficjalnych spotkaniach. Jeśli wydarzenie jest ważne dla Twojej firmy, lepiej nie ryzykować. Zlecenie obsługi na zewnątrz zdejmuje z Twojej głowy mnóstwo stresu. Eksperci zajmą się kamerami i transmisją, a Ty będziesz mógł skupić się na swoich gościach. Wiele firm wybiera złoty środek – zatrudniają kogoś do obsługi technicznej, ale sami pilnują tego, co najważniejsze w programie spotkania.
Niezależnie od tego, czy nadawaniem w internecie zajmie się niezależny specjalista, czy agencja – ktoś musi porządnie przygotować salę, jedzenie i całe potrzebne wyposażenie. Partnerzy z dużym doświadczeniem w obsłudze imprez sprawiają, że nie musisz bać się organizacyjnej klapy. Współpraca z firmą, która ma własne namioty, nagłośnienie, mobilne bary i sprawdzone menu sprawia, że większość problemów z organizacją po prostu znika. Powierzając organizację imprez firmowych i integracyjnych w Lubinie partnerowi takiemu jak Lubinpex, zyskujesz czas, spokój i pewność, że wszystko będzie dopięte na ostatni guzik.
Czy Twoja firma jest już gotowa, by wejść na wyższy poziom organizacji eventów?
Wydarzenie hybrydowe świetne narzędzie, by pokazać swoją nowoczesność, ale zorganizowanie go wymaga dobrego planu. Zanim zaczniesz, upewnij się, że masz jasny cel i partnerów, na których możesz polegać. Jeśli chcesz wejść na wyższy poziom – nie pozwól, by trudności organizacyjne Cię zatrzymały!
Lubinpex to zespół profesjonalistów, który od lat wspiera firmy w naszym regionie. Zajmiemy się całą organizacją i jedzeniem, dbając o każdy szczegół Twojego wydarzenia. Dzięki nam Ty możesz spokojnie rozmawiać z klientami, a my weźmiemy na siebie całą resztę. Nie daj się wyprzedzić konkurencji – zrób pierwszy krok! Skontaktuj się z nami i zaplanujmy wspólnie Twój sukces. Jesteśmy tu, by zamienić Twój pomysł w profesjonalne wydarzenie, które zrobi wrażenie na każdym uczestniku!